Claves para controlar el inventario de combustible de la estación propia

Controlar el inventario de combustible es indispensable para la gestión de combustible de su flota. El buen uso de los recursos permite a la empresa minimizar los niveles de pérdidas y prioriza la rentabilidad. 

Para tener un buen manejo del inventario de combustible es necesario entender cuáles son los factores que forman parte del proceso. 

A grandes rasgos la fórmula que aplica para el control de inventario de combustible en una punto de , es la siguiente:

Y para que tenga un sentido real esta operación, es importante atribuir un valor a las variables. Este proceso involucra el uso de ciertas herramientas que facilitan la medición (por ejemplo al estimar el valor del saldo en tanque). 

Para esta cuantificación algunas empresas utilizan una vara manual y otras se inclinan por los sensores de medición de nivel en tanque. Es importante hacer uso de herramientas modernas que sean precisas en los resultados. 

De hecho, uno de los primeros inconvenientes que impiden que la medición o la gestión de inventario de combustible sean precisos, es el uso de herramientas poco funcionales. 

Aquí te contaremos cómo manejar este proceso de manera profesional, para alcanzar resultados certeros que ayuden a tomar mejores decisiones en pro del crecimiento de la empresa y de fomentar su rentabilidad. 

¿Por qué suceden las diferencias de inventario?

Al momento de controlar el inventario de combustible en punto de expendio, es común apreciar ciertas diferencias. Sucede con frecuencia que por la composición de la cisterna surja una diferencia entre la entrada del proveedor y el inventario físico. 

Por ejemplo, en la nota de entrega puede estar expresado el ingreso de 10,000 litros en tanque, y al momento de realizar la medición se pueden apreciar 10,050 litros o 10,100 litros. Sin embargo, esto no siempre resulta perceptible, pues al contar con herramientas poco exactas es muy complicado captar una diferencia.  

Si bien la forma de la cisterna puede generar una ligera variabilidad en cuanto a los litros a surtir y el nivel que queda disponible en tanque, existen otros factores que pueden causar una alteración significativa en el inventario.

A continuación, te presentamos algunas posibles causas de variables a controlar:

Equipos antiguos

Medir el nivel de combustible utilizando equipos de medición manual aumenta en gran medida la posibilidad de que existan diferencias en el cálculo del inventario. 

Al no contar con sensores de medición de combustible en los tanques, el proceso de cuantificación del material se torna complejo. Ya que de contar únicamente con equipos de medición manual, lo recomendado es medir al inicio y al final de cada jornada. 

Lo ideal es implementar equipos modernos que cumplan a cabalidad con su cometido, además de cumplir con las normativas vigentes. 

Los sistemas de medición automáticos de combustible son totalmente rentables, sobre todo porque ayudan a tener un análisis exacto.Y a través de un resultado tan preciso es posible comprobar si hay una pérdida de combustible y canalizar una solución eficiente en torno a ello. Cabe destacar que este tipo de sistemas tienen una confiabilidad hasta del 99%. 

Gastos/costos

Una empresa puede pagar por recibir 10,000 litros y terminar recibiendo 9,100 o 9,050 litros. En este caso la inversión tras haber gastado en la compra no tendrá el mismo nivel de rentabilidad. 

¿Por qué sucede esto? Son muchos los motivos, puede tratarse de la evaporación de combustible o de situaciones mucho más serias como es el retiro no autorizado de combustible. 

Cuando esta situación se prolonga se genera una pérdida importante para la empresa, que al ser cuantificada a largo plazo es realmente alarmante. 

Y la solución para tener conocimiento de esto y poder solicitar el ingreso de la cantidad de litros acordada, es contar con sistemas sofisticados de medición. Pues los equipos manuales no están en la capacidad de mostrar estos ratios de material faltante. 

Pérdidas 

Las causas de pérdida de combustible son realmente diversas. Podemos encontrar cierto nivel de desperdicio al momento de la recepción del material o puede tratarse de una situación mucho más crítica, como una fuga en tanque.

Lo complicado de una fuga en tanque subterráneo es que muchas veces son pequeñas las filtraciones, casi imperceptibles. Pero a largo plazo suponen un nivel elevado de pérdida, y no solo eso sino que aumentan la exposición de riesgos en el punto de gestión. 

Una de las causas más comunes de fugas se relaciona con la incorporación de equipos elaborados con materiales débiles, que al estar en constante continuo con la humedad terminan siendo afectados por la corrosión.

En consideración, las bombas y equipos más modernos están apostando por materiales diseñados para prevenir este tipo de daños. Y una importante medida para detectar a tiempo una posible fuga de combustible, es la incorporación de sensores de medición de combustible.

Otra gran razón para decidirse a invertir en equipos modernos para una medición automática de combustible, es el impacto de la temperatura en el cálculo. De hecho, al momento de controlar el inventario esta es una variable que suele alterar los resultados.

Pues los equipos manuales no tienen la capacidad de estimar pérdidas por la evaporación. Y esto da paso a una inestabilidad en el control de inventario, teniendo una percepción del registro de niveles erróneos. 

Almacenamiento

Los cálculos de almacenamiento de combustible pueden ser generados de forma manual o digital, esta tarea suele ser delegada a un trabajador. Tomando en cuenta que estamos expuestos  a equivocaciones, basta con un solo error para generar un informe incorrecto. 

Es importante tener a profesionales cualificados para tener un control absoluto y preciso en torno al abastecimiento. Hay que segmentar la información para poder evaluar los datos de una mejor manera.

En el control de almacenamiento de combustible conviene conocer, ¿Cuántos abastecimientos fueron producidos durante una semana o durante un mes? La información de lo que ingresa y sale del punto de abastecimiento de combustible es fundamental en el inventario.

Lograr una gestión eficiente y rentabilidad

Al lograr una gestión eficiente en el cálculo del inventario podemos obtener los siguientes beneficios:

• Rentabilidad: la empresa estará cubriendo los gastos proporcionales al ingreso de combustible, no acarreará gastos no justificables, como los que surgen de las pérdidas del combustible. 
• Seguridad: las causas de pérdida de combustible cuando se generan desde el almacenamiento, casi siempre son indicadores de problemas como fugas o filtraciones. Además de que esto afecta negativamente la rentabilidad de la empresa, abre paso a muchos riesgos perjudiciales para el punto de abastecimiento y para los trabajadores. 
• Ahorro: no solo se genera un ahorro al evitar o detectar a tiempo las pérdidas de combustible para canalizar una solución a la brevedad. Pues también ayuda a optimizar los procesos de medición en la compañía, haciendo que los resultados sean certeros y fáciles de obtener. 

En una empresa el inventario de combustible tiene que ser realizado con bastante frecuencia, pero esta no es una tarea precisamente sencilla. Ya que son muchas las variables que pueden interferir con los cálculos. 

Para tener bajo control a todos estos factores que inciden en la gestión del inventario, es necesario contar con una solución a la medida de la compañía. En la actualidad hay softwares de gestión de inventario y equipos de medición altamente confiables.

Resulta importante que la compañía sustente sus procesos de evaluación y control en sistemas competentes y con auténticas garantías. Ya que esto provee resultados inmediatos y a largo plazo. 

Para más información puede consultar aquí con nuestros expertos técnicos que sabrán asesorarle al respecto para optimizar la gestión de combustible en su establecimiento.