Imagine esta cena. Depois de fechar a compra de combustíveis para a reposição, o gestor do posto percebe que foi descarregado menos combustível do que foi comprado.
Quem está no ramo sabe que esse tipo de situação não é tão incomum quanto se pensa, afinal, existem diversas razões para isso.
A primeira coisa que vem à cabeça é a sensação de ter sido enganado pelo fornecedor ou pela transportadora. Porém, a resposta muitas vezes não é a existência de uma fraude, mas sim um fenômeno químico que é a capacidade dos líquidos - como o etanol e a gasolina - de dilatar ou contrair de acordo com a temperatura ambiente. Este fenômeno fica evidente quando o produto é colocado pela distribuidora de combustível no caminhão tanque a uma temperatura, e entregue no posto em uma temperatura diferente.
Na hora de fazer a reposição dos combustíveis para um posto, o combustível armazenado em um caminhão-tanque pode aquecer ou esfriar de acordo com a temperatura ambiente, o que resultará em um volume bruto diferente quando do momento do enchimento do compartimento do caminhão. Um sistema de medição de tanques que possa indicar esta variação é uma ferramenta poderosa para o controle do processo de entrega, afinal, quanto menor forem as perdas, melhor serão os resultados financeiros.
Fazendo a conta
Existem dois processos comuns para fazer a análise do quanto pode ser perdido com variação de temperatura durante o transporte.
Processo nº1
O posto calcula a quantidade de combustível presente no tanque antes da descarga e avalia o valor após o procedimento. Feito isso, os gestores do posto comparam a diferença com o volume de combustíveis que foi adquirido, fazendo assim o cálculo da diferença.
Processo nº2
O posto confere se o caminhão chegou carregado até a linha sinalizadora (isso também deve ser feito para no processo 1) e confere se há diferença. Caso haja, o posto completa o nível do caminhão com sua própria bomba, contabiliza a diferença e emite uma nota fiscal para o distribuidor, que faz o pagamento do valor reposto.
Sem dúvidas o primeiro processo é mais eficaz e requer muito menos trabalho dos funcionários e gestores do posto. Uma simples conta de subtração e uma breve comparação de números são procedimentos bem mais simples do que o preenchimento do caminhão tanque e a emissão de uma nota para o fornecedor.
Então porque não adotar somente o primeiro procedimento?
Essa pergunta encontra a resposta em um processo muito comum dos postos: a forma de medição que é utilizada para conferir o volume dos tanques.
Postos que ainda utilizam a medição com réguas de medição manual nunca irão conseguir aferir com precisão os números necessários para realizar o primeiro procedimento, restando apenas a segunda opção.
Além de ser um processo arcaico e que oferece riscos à saúde e segurança dos funcionários, a régua não consegue entregar a mesma eficiência que os sistemas eletrônicos de medição e monitoramento.
O Sistema Automático de Medição de Tanques foi criado visando a redução do desperdício de tempo da medição manual e a otimização da gestão de estoque de um posto. Sua utilização é fundamental para calcular corretamente o impacto da variação de temperatura no estoque.
Ao utilizar o sistema de medição, o posto consegue garantir a existência ou não de fraudes ou desvios de mercadoria, além de obter relatórios automáticos de entrega de combustível nos tanques, que são fundamentais para acompanhar o processo de reposição do estoque de um posto.
O sistema é capaz de fornecer todos os dados necessários para um correto controle do processo de entrega de combustíveis, tais como Volume antes da entrega, Volume após a entrega, Volume compensado à 20°C, Temperatura, etc. A partir daí, a tomada de decisão e análise podem ser feitas com muito mais assertividade e de forma automatizada
Como reduzir as perdas?
A primeira sugestão que podemos fazer a um posto que pretende diminuir suas perdas é: modernize-se. O mercado já está competitivo demais para negligenciar perdas. É preciso ter um controle preciso de seus estoques, e isso só será possível adotando um sistema eletrônico de medição de tanques e monitoramento ambiental.
Eles são investimentos que se provam necessários e com um ótimo retorno. Você pode calcular qual o tamanho das suas perdas com medição manual frente ao investimento necessário para adquirir um sistema eletrônico. Nós preparamos uma calculadora de ROI – retorno sobre o investimento – para que você possa analisar qual o tamanho do prejuízo mensal com a adoção de processos manuais de medição.
A segunda alternativa é otimizar sua logística. Encontre fornecedores de qualidade próximos ao(s) posto(s) administrado(s) pela sua empresa. Quanto mais próximo for o fornecedor, menor será a chance de haver perdas com variação de temperatura.
Voltando à situação inicial deste texto, podemos concluir que nem toda a diferença na descarga se trata de uma fraude. Apesar de pequenas, as perdas com variação de temperatura podem e devem ser detectadas, e somente um bom sistema de medição vai conseguir te auxiliar neste processo.
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